Tietosuojailmoitus

Päivitetty: 10.6.2020
 

1. REKISTERINPITÄJÄ
Oy Hedengren Ab
Lauttasaarentie 50
00200 Helsinki
Puh. 0207 638 000

2. YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ JA REKISTERÖIDYN OIKEUKSIA KOSKEVISSA ASIOISSA
tietosuoja@hedengren.fi

3. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Hedengren käsittelee osana toimintaansa sen asiakkaiden ja asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöiden, sekä Hedengreniin muilla tavoin yhteydessä olevien henkilöiden (jäljempänä rekisteröidyt) henkilötietoja.
Rekisteröidyistä voidaan tallentaa ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • Etu- ja sukunimi
  • Syntymäaika
  • Yhteys-, laskutus ja toimitustiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Asiakasnumero
  • Tilaus- ja toimitustiedot
  • Titteli ja edustamansa yrityksen tiedot
  • Hedengrenin ja asiakkaan väliseen yhteydenpitoon liittyvät tiedot, sekä yhteydenotoista tallennetut muut mahdolliset asiakkaan itse tuottamat sisällöt
  • Koulutuksiin ja tilaisuuksiin liittyen henkilötunnus ja mahdolliset ruoka-aineallergiat
  • Rekrytointeihin liittyen ansioluettelon ja työhakemuksen sisältämät tiedot
  • Lokitiedot ja verkkoliikenteen tunnistetiedot


4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Hedengren käsittelee edellä kuvattuja henkilötietoja seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakassuhteen perustaminen, hoitaminen ja ylläpito
  • Hedengrenin palveluiden suunnitteleminen, tarjoaminen, tuottaminen ja toimittaminen
  • Asiakaspalvelun ja siihen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen ja kehittäminen
  • Asiakastyytyväisyyden mittaaminen ja verkkokauppatoiminnan analysointi
  • Hedengrenin tilaisuuksien ja koulutusten järjestäminen sekä niihin liittyvä viestintä
  • Tilausten, laskutuksen ja talouden hallinnointi, sekä raportointi
  • Rekrytointi


Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan mukaisesti Hedengrenin ja toisen osapuolen väliseen sopimussuhteeseen, kuten asiakkuuteen tai toimeksiantoon, taikka rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn asiakkuuteen, viestintään ja muuhun asiointiin liittyvistä tapahtumista. Muita säännönmukaisia tietolähteitä ovat automaattiseen seurantaan ja valvontaan tarkoitetut tekniset järjestelmät.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Hedengren voi käyttää henkilötietojen käsittelyyn ulkoisia palveluntarjoajia tai ammatinharjoittajia ja luovuttaa näille henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa niissä määrin, kuin tarpeellista ulkoistettujen tehtävien hoitamiseen.
Hedengren ei luovuta asiakastietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin, joita varten henkilötiedot on kerätty. Tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Hedengren suojaa käsittelemiään henkilötietoja teknisin ja organisatorisin toimenpitein kaikissa tietojen käsittelyn vaiheissa. Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu muun muassa kulunvalvontaan, henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin, käyttöoikeuksien rajaukseen, salaustekniikoihin sekä tietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden ohjeistamiseen. Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla ja fyysisillä turvamenettelyillä. Manuaalinen aineisto säilytetään aina suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Myös tietojärjestelmäpalvelimet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Järjestelmiin ja niiden sisältämiin henkilötietoihin on pääsy vain sellaisilla Hedengrenin henkilöstön jäsenillä, joilla on työnkuvansa perusteella tarve ja oikeus käsitellä henkilötietoja. Kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sopimuksin sitoutuneet tietojen salassapitoon ja henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn.

Hedengrenin toimintaan ja palveluiden tuottamiseen osallistuvien ulkoisten käsittelijöiden kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, jotka määrittelevät henkilötietojen käsittelyyn liittyvät ehdot ja vastuut.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Yleinen tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä tämä voi itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Hedengreniin niiltä osin, kuin Hedengren toimii rekisterinpitäjänä rekisteröidyn henkilötiedoille. Oikeuksien laajuus ja toteuttaminen riippuvat henkilötietojen käsittelyperusteesta tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Oikeusien käyttämiseen liittyvät kysymykset ja pyynnöt tulee osoittaa Hedengrenille kohdassa 2 mainittuja yhteystietoja käyttäen.

Tarkistusoikeus ja oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa mitä tietoja hänestä on tallennettu Hedengrenin järjestelmiin. Rekisteröidyllä on oikeus oikaista tai täydentää tiedoissa esiintyvät virheet tai puutteet.

Vastustamisoikeus ja rajoittamisoikeus
Rekisteröidyllä on eräissä tilanteissa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eli pyytää, että hänen tietojaan ei käsiteltäisi ollenkaan.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että Hedengren rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi sillä aikaa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai käsittelyn lopettamista koskevaan pyyntöön.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevien tietojen poistamista Hedengrenin järjestelmistä tietosuoja-asetuksen asettamissa rajoissa. Milloin poistaminen ei ole mahdollista, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä perustelu tietojen säilyttämiselle.

Siirto-oikeus
Rekisteröidyllä on mahdollisuus saada haltuunsa itseään koskevat henkilötiedot ja käyttää niitä uudelleen omiin tarkoituksiinsa eri palveluissa. Oikeus voidaan toteuttaa sellaisten tietojen osalta, jotka rekisteröity on itse toimittanut Hedengrenille, ja joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla joko rekisteröidyn antaman suostumuksen tai sopimuksen täytäntöönpanon perusteella. Tiedot luovutetaan jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Valitusoikeus
Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan lainsäädäntöä, on hänellä oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.