TIETOSUOJAILMOITUS

Päivitetty: 14.9.2022

ASIAKKAISIIN LIITTYVÄN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TIETOSUOJASELOSTE

Tämä tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojesi käsittelyä, jos olet Hedengren konsernin yritys- tai yksityisasiakas.

Hedengren suojaa asiakkaidensa ja palveluidensa käyttäjien henkilötietoja, noudattaa toiminnassaan tietosuojalakia ja muuta asiaankuuluvaa lainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Tämä tietosuojaseloste auttaa sinua ymmärtämään, mitä henkilötietoja Hedengren sinusta kerää ja miksi, ja miten käsittelemme henkilötietoja. Lisäksi saat tietoa oikeuksistasi rekisteröitynä ja siitä kuinka voit käyttää niitä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä Hedengren konserni (”Hedengren”)
Tietosuoja-asioita hoitavan henkilön yhteystiedot:
tietosuoja@hedengren.fi
Oy Hedengren Ab/Tietosuoja, Lauttasaarentie 50, 00200 Helsinki
Puh. 0207 638 000 (vaihde)

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?

Henkilötiedoillasi tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä sinuun tai jonka avulla sinut voidaan tunnistaa. Keräämme henkilötietojasi silloin, kun tulet asiakkaaksemme, käytät palveluitamme, osallistut järjestämiimme tapahtumiin tai asioit muutoin kanssamme jättämällä yhteydenottopyynnön tai tilaamalla uutiskirjeen. Yritysasiakkaiden osalta voimme myös itse kerätä tietoja.

Saamme käsittelemämme henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi tai edustamaltasi organisaatiolta, sekä keräämällä tietoja siitä mitä ostat ja mitä palveluita käytät. Hankimme henkilötietoja myös ulkopuolisista lähteistä, kuten julkisista rekistereistä, palveluntarjoajilta ja yhteistyökumppaneilta.

Itse antamasi tai käyttäytymisestäsi keräämämme henkilötiedot    

• nimi- ja työyhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite, yksityisasiakkaalla yksityiset yhteystiedot
• rooli tai tehtävä
• organisaation perustiedot
• laskutus- ja toimitusosoitetiedot
• ostettuja tuotteita ja palveluita koskevat tiedot ja tehdyt tarjoukset
• tilausten laskutus- ja maksutiedot
• tutkimuksiin ja kyselyihin antamasi vastaukset
• asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot
• rekisteröitymiseen liittyvät tiedot kuten käyttäjätunnus ja salasana
• tuotejärjestelmän käyttöön liittyvät lokitiedot
• verkkotunnisteet, kuten IP-osoite sekä evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla kerättävät tiedot, jos olet antanut siihen suostumuksesi
• koulutuksiin ja tilaisuuksiin osallistujien mahdolliset ruokavaliotiedot
• tieto uutiskirjetilauksesta
• markkinointiluvat ja -kiellot

 

Muualta saatavat tiedot

Hankimme tietoja yksityisistä tietopalveluista ja muilta palveluntarjoajilta, kuten Faktanet Oy ja Suomen Asiakastieto Oy. Voimme myös tarkistaa organisaatiosi, tai kuluttaja-asiakkaiden ja toiminimiyrittäjien kohdalta henkilökohtaiset luottotiedot uuden asiakassuhteen alkaessa. Jos olet edustamasi yrityksen avainhenkilö tai omistaja, voimme lisäksi käsitellä sinuun liittyviä muita taustatietoja.  

MIHIN TARKOITUKSIIN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?

Asiakassuhteen hoitaminen ja tuotteiden ja palvelujen myynti

Käsittelemme tietojasi asiakassuhteen perustamiseen, hoitamiseen ja ylläpitämiseen. Tietoja käsitellään myös tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen, tuottamiseen, toimittamiseen ja laskutukseen liittyen. Tämän lisäksi yritysten avainhenkilöiden tietoja käsitellään liiketoimintakumppanin tunnistamiseksi. Tietojen käsittely perustuu organisaatiosi tai sinun ja Hedengrenin väliseen sopimukseen.  
Tarvitsemme tietojasi myös voidaksemme tarvittaessa olla sinuun yhteydessä koskien tilauksia tai ostettuja tuotteita tai kun itse otat meihin yhteyttä, esimerkiksi lisätietojen saamiseksi. Myös näissä tilanteissa henkilötietojesi käsittely perustuu organisaatiosi tai sinun ja Hedengrenin väliseen sopimukseen.

Markkinointi ja viestintä

Käsittelemme henkilötietoja markkinointitarkoituksiin ja markkinointikohderyhmien muodostamiseen. Tietoja käytetään tuotteiden ja palveluiden markkinointiin sekä tapahtuma- ja koulutuskutsujen lähettämiseen. Tietojen avulla voimme personoida ja kohdentaa sinulle tarjontaa, jonka uskomme kiinnostavan sinua.

Käytämme henkilötietojasi myös asiakasviestintään. Voimme lähettää sinulle tuotteitamme ja palveluitamme koskevia tiedotteita ja ilmoituksia.

Markkinoinnissa käytetään myös ulkopuolisia medioita. Mainontaa ostetaan sekä kolmansien osapuolten määrittämien kohderyhmien perusteella, että Hedengrenin itse määrittelemiin kohderyhmiin perustuen. Mainoksia voidaan kohdentaa myös Hedengrenin verkkosivujen käyttöön perustuen evästeiden avulla, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.  

Henkilötietojesi käsittely markkinointi- ja viestintätarkoituksiin perustuu Hedengrenin oikeutettuun etuun. Mikäli et halua vastaanottaa markkinointia, on sinun mahdollista kieltäytyä siitä ilmoittamalla asiasta markkinointi@hedengren.fi Uutiskirjeen voit peruuttaa saamasi viestin lopussa olevasta Peruuta tilaus -linkistä.

Palveluiden ja liiketoiminnan kehittäminen ja raportointi

Käytämme henkilötietojasi oikeutettuun etuun perustuen tuotteiden ja palveluiden sekä myynnin ja markkinoinnin kehittämiseen. Tietoja käytetään myös liiketoiminnan analysoimiseen ja raportointiin.

Henkilötietojasi käsitellään esimerkiksi asiakaspalautteiden, asiakastyytyväisyystutkimusten tulosten sekä reklamaatioiden käsittelyn yhteydessä.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen ja oikeudellisiin vaatimuksiin varautuminen

Käsittelemme henkilötietoja lakiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi ja viranomaispäätösten noudattamiseksi. Tällaisia ovat esim. lakisääteinen kirjanpitovelvollisuus sekä verotusta koskevat velvoitteet. Käsittelemme henkilötietoja myös pystyäksemme varautumaan oikeudellisiin vaatimuksiin, kuten tuote- ja virhevastuusta johtuvat vaatimukset.

Turvallisuus ja väärinkäytökset

Käsittelemme henkilötietojasi myös palvelujemme ja viestintäverkkojemme tietoturvasta huolehtimiseksi. Kameravalvonnan avulla tallentamaamme aineistoa käsittelemme toimitilojemme turvallisuudesta huolehtimiseksi. Tarvittaessa käytämme henkilötietoja myös erilaisten väärinkäytösten ehkäisemiseen ja tutkintaan.

KETKÄ KÄSITTELEVÄT TIETOJASI?

Järjestelmiin ja niiden sisältämiin henkilötietoihin on pääsy vain sellaisilla Hedengrenin henkilöstön jäsenillä, joilla on työnkuvansa perusteella tarve ja oikeus käsitellä henkilötietoja. Kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sopimuksin sitoutuneet tietojen salassapitoon ja henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn.

Henkilötietojasi voidaan myös siirtää sopimukseen perustuen palveluntarjoajille toimeksiannostamme tapahtuvaa käsittelyä varten. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi määrittelemillämme tavoin palveluiden tuottamiseksi eikä heillä ole oikeutta käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa. Hedengrenin toimintaan ja palveluiden tuottamiseen osallistuvien ulkoisten käsittelijöiden kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, jotka määrittelevät henkilötietojen käsittelyyn liittyvät ehdot ja vastuut.

Käytämme ulkopuolisia käsittelijöitä mm. seuraaviin käyttötarkoituksiin: asiakastyytyväisyystutkimuksiin, sähköiseen markkinointiin, tapahtumien järjestämiseen, laskutukseen, maksujen käsittelemiseen ja perintään, järjestelmien toimittamiseen ja ylläpitoon, sekä erilaisten teknisten alustojen tarjoamiseen.

KENELLE TIETOJASI LUOVUTETAAN?

Henkilötietojen luovuttamisella tarkoitetaan tilanteita, joissa henkilötietojasi annetaan toisen rekisterinpitäjän omaan itsenäiseen käyttöön. Noudatamme henkilötietojen luovutuksissa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja sen mukaisia perusteita.

Tilaamiesi tuotteiden toimittamiseen liittyen luovutamme henkilötietojasi kuljetusliikkeille. Mahdollisissa maksuhäiriötilanteissa luovutamme henkilötietojasi käyttämillemme perintäyhtiöille.

SIIRRETÄÄNKÖ TIETOJASI EUROOPAN ULKOPUOLELLE?

Käsittelemme henkilötietojasi pääsääntöisesti Euroopan unionin ja talousalueen sisäpuolella.
Jotkin käyttämistämme palveluntarjoajista voivat kuitenkin ajoittain siirtää henkilötietoja
Euroopan ulkopuolella sijaitseville alihankkijoilleen, kuten verkkoliikenne- ja muita
infrastruktuuripalveluita tuottaville yrityksille. Tällöin tietoja siirtyy erityisesti Yhdysvaltoihin.

Huolehdimme siitä, että siirrot ovat välttämättömiä ja että ne toteutetaan hallitusti ja
lainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti. Varmistamme sopimuksellisin keinoin
sen, että jokaiselle tiedonsiirrolle on olemassa lainsäädännön edellyttämä suojamekanismi ja
että mekanismia täydennetään asianmukaisilla suojatoimilla, joiden tarkoituksena on taata
tietojen luottamuksellisuus ja vaatimustenmukaisuus. Tiedonsiirtomekanismina käytetään
ensisijaisesti Euroopan komission tekemiä riittävyyspäätöksiä, eli Yhdysvaltojen osalta Data
Privacy Framework -järjestelyä (tietosuoja-asetuksen 45 artikla), ja toissijaisesti Euroopan
komission mallisopimuslausekkeita (tietosuoja-asetuksen 47 artikla).
Mallisopimuslausekkeisiin voit tutustua EU:n verkkosivuilta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914.

Jos haluat lisätietoja kansainvälisistä siirroista, ota yhteyttä tietosuoja@hedengren.fi

KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME TIETOJASI?

Henkilötiedot pyritään pitämään ajantasaisina päivittämällä niitä säännöllisesti. Mikäli tietoihisi liittyy osto- ja maksutapahtumia, säilytämme tietoja kirjanpitolainsäädännön mukaisesti. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu Hedengrenin oikeutettuun etuun, on tietojen säilytysaika 3 vuotta viimeisimmästä kontaktista, lukuun ottamatta julkisista lähteistä hankittuja yhteystietoja, joita päivitetään ja säilytetään toistaiseksi. Sopimuksilla olevat tiedot säilytetään pysyvästi.

MITKÄ OVAT OIKEUTESI REKISTERÖITYNÄ?

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet Hedengrenin käsittelemiin henkilötietoihin. Oikeuksien laajuus ja toteuttaminen riippuvat henkilötietojen käsittelyperusteesta lainsäädännön mukaisesti.

Sinun on mahdollista tarkistaa mitä tietoja Hedengren sinusta käsittelee sekä pyytää tietojesi oikaisemista tai päivittämistä. Sinulla on myös oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä, esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan tietosi. Pyynnöstäsi poistamme tietosi, ellei meillä ole velvollisuutta säilyttää niitä esimerkiksi kirjanpito-, verotus- tai muun lainsäädännön vuoksi. Tietyissä tietosuojalainsäädännössä tarkoitetuissa tilanteissa sinulla on myös oikeus pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä. Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus pyytää meitä siirtämään tietosi, jotka itse olet meille toimittanut, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle yritykselle.

Jos sinulla on kysyttävää tietojesi käsittelystä tai haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, lähetä tiedustelusi dokumentin alussa annettuja yhteystietoja käyttäen.

Mikäli epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki tai www.tietosuoja.fi.

MUUTOKSET TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖÖN

Päivitämme tietosuojakäytäntöä tarvittaessa toimintamme ja palveluidemme kehittymisen myötä. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön tai parhaiden käytäntöjen muuttumiseen. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman version tietosuojakäytännöstä verkkosivuiltamme. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 23.6.2022.