DATASKYDDSBESKRIVNING FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER HOS PARTNERS, LEVERANTÖRER OCH TJÄNSTELEVERANTÖRER
Denna dataskyddsbeskrivning beskriver behandlingen av dina personuppgifter om du är en kontaktperson eller företrädare för en partner, leverantör eller tjänsteleverantör till Hedengren-koncernen.
Hedengren skyddar de personuppgifter de behandlar, följer dataskyddslagen och annan relevant lagstiftning och god dataskyddspraxis i sin verksamhet.
Denna dataskyddspraxis hjälper dig att förstå vilka personuppgifter Hedengren samlar in om dig och varför, samt hur vi behandlar personuppgifterna. Du får dessutom information om dina rättigheter som registrerad användare och hur du kan utöva dem.
Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig Hedengren-koncernen (”Hedengren”)
Kontaktuppgifter till den person som ansvarar för dataskyddsfrågor:
dataprotection@hedengren.com
Oy Hedengren Ab/Dataskydd, Drumsövägen 50, 00200 Helsingfors
Tfn 0207 638 000 (växel)
VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?
Med dina personuppgifter avses alla uppgifter som kan kopplas till dig eller som du kan identifieras med. De uppgifter som behandlas om kontaktpersoner hos partners, leverantörer och tjänsteleverantörer är huvudsakligen kontaktuppgifter och grundläggande information om företag och samfund. Om du är en nyckelperson eller ägare till det företag du företräder, kan vi utöver dessa uppgifter även komma att behandla solvensuppgifter eller andra bakgrundsuppgifter.
Personuppgifter som ska behandlas
• Namn,
• Kontaktuppgifter för arbetet, exempelvis arbetsadress, e-postadress och telefonnummer
• Funktion eller befattning i företaget
• Eventuella förbud mot marknadsföring
• För nyckelpersoner och ägare av företaget, dessutom eventuella kredit- eller solvensuppgifter samt övrig bakgrundsinformation.
FRÅN VILKA KÄLLOR HÄMTAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
De personuppgifter vi behandlar får vi huvudsakligen från dig eller den organisation du företräder. Vid behov inhämtar vi även personuppgifter från andra källor, exempelvis organisationens webbplats eller offentliga källor. För nyckelpersoner eller ägare inhämtar vi vid behov också information från Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ), Handelsregistret, Suomen Asiakastieto Oy och Bisnode Finland Oy.
FÖR VILKA ÄNDAMÅL BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Vi behandlar uppgifter om kontaktpersoner hos våra partners, leverantörer och tjänsteleverantörer i syfte att hantera samarbetet eller avtalsförhållandet och i kommunikationssyfte samt för att möjliggöra tillhandahållande av tjänster och köp och leverans av produkter. Dessutom behandlas uppgifter om nyckelpersoner i företaget för att identifiera verksamhetspartners och för att uppfylla lagen och myndighetskrav. Den rättsliga grunden för behandlingen i dessa fall är avtalet. Vid behandling av personuppgifter för en potentiell samarbetspartner, leverantör eller tjänsteleverantör är grunden för behandlingen Hedengrens berättigade intresse.
Kontaktpersonernas uppgifter behandlas också för kommunikationsändamål och för att genomföra undersökningar och evenemang. Syftet är att förse samarbetspartners, leverantörer och tjänsteleverantörer med aktuell information om Hedengrens produkter och tjänster. I dessa fall baseras behandlingen av personuppgifter på Hedengrens berättigade intresse.
Vi behandlar personuppgifter även för att uppfylla lagenliga skyldigheter och för att följa myndighetsbeslut. Dessa inkluderar till exempel lagstadgade bokföringsskyldigheter och skyldigheter relaterade till beskattning.
Säkerhet och missbruk
Vi behandlar också dina personuppgifter för att säkerställa datasäkerheten för våra tjänster och kommunikationsnätverk. Vi behandlar de uppgifter som vi registrerar genom kameraövervakning för att säkerställa säkerheten i våra lokaler. Vid behov använder vi också personuppgifter för att förebygga och utreda olika typer av missbruk.
VEM BEHANDLAR DINA UPPGIFTER?
Tillgång till systemen och de personuppgifter som finns i dessa är begränsad till de medarbetare på Hedengren som genom sin arbetsbeskrivning har behov av och rätt att behandla personuppgifter. Alla personer som behandlar personuppgifter är enligt avtal bundna av datasekretess och konfidentiell behandling av personuppgifter.
Dina personuppgifter kan också överföras till tjänsteleverantörer så att de för vår räkning ska kunna behandla uppgifterna för ändamål enligt avtalet. Tjänsteleverantörer behandlar dina personuppgifter på det sätt som vi anger för att tillhandahålla tjänsterna och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. Avtal gällande behandling av personuppgifter och som fastställer villkor och ansvar för behandlingen av personuppgifter har ingåtts med externa aktörer som är involverade i Hedengrens verksamhet och tillhandahållande av tjänster.
Vi använder externa aktörer för att bland annat leverera och underhålla system och för att tillhandahålla olika tekniska underlag.
TILL VEM ÖVERLÅTS DINA UPPGIFTER?
Med överlåtande av personuppgifter avses situationer där dina personuppgifter överlåts för en annan personuppgiftsansvarigs självständiga användning. Uppgifter lämnas ut till tredje part i de fall mottagaren har en laglig rätt att få uppgifterna eller, i undantagsfall, med den registrerades samtycke. Hedengren kan på dessa grunder lämna ut personuppgifter till exempelvis polis, skattemyndighet, domstol eller utsökningsmyndighet.
ÖVERFÖRS DINA UPPGIFTER UTANFÖR EUROPA?
Personuppgifter för kontaktpersoner och företrädare för samarbetspartners, leverantörer och tjänsteleverantörer behandlas även i system, exempelvis avtalshanteringssystem, där personuppgifter under vissa omständigheter kan vara tillgängliga utanför EU/EES. För mer information om innehållet i de skyddsåtgärder som används för internationella överföringar, vänligen kontakta dataprotection@hedengren.com.
HUR LÄNGE LAGRAR VI DINA UPPGIFTER?
Vi strävar efter att hålla personuppgifterna aktuella genom att uppdatera dem regelbundet. Om dina uppgifter inkluderar köp- och betalningshändelser kommer vi att lagra uppgifterna i enlighet med bokföringslagstiftningen. Om behandlingen av personuppgifter baseras på Hedengrens berättigade intresse är lagringsperioden 3 år från den senaste kontakten, med undantag för kontaktinformation som erhållits från offentliga källor, vilken uppdateras och lagras tillsvidare. De uppgifter som ingår i avtalen lagras permanent.
VILKA RÄTTIGHETER HAR DU SOM REGISTRERAD?
Du har rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen till de personuppgifter som behandlas av Hedengren. Rättigheternas omfattning och förverkligande beror på personuppgifternas behandlingsgrund i enlighet med lagstiftningen.
Du kan kontrollera vilken information Hedengren har om dig och begära att dina uppgifter korrigeras eller uppdateras. Du har också rätt att invända mot behandlingen av dina uppgifter, exempelvis för marknadsföringsändamål.
I vissa situationer har du rätt att be oss att ta bort dina uppgifter. På din begäran raderar vi dina uppgifter om vi inte är skyldiga att behålla dem på grund av exempelvis lagstiftning relaterad till bokföring eller beskattning. I vissa situationer enligt dataskyddslagstiftningen har du också rätt att be oss att begränsa behandlingen av dina uppgifter. Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på samtycke eller ett avtal, har du rätt att begära att vi överför de uppgifter du har lämnat till oss, i ett allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till ett annat företag.
Om du har några frågor om behandlingen av dina uppgifter eller vill utöva dina rättigheter som registrerad, vänligen skicka din förfrågan med hjälp av de kontaktuppgifter som anges i början av detta dokument.
Om du misstänker att dina personuppgifter har behandlats på ett sätt som strider mot dataskyddslagstiftningen, har du rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsombudet vid Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00531 Helsingfors eller på www.tietosuoja.fi .
ÄNDRINGAR AV DATASKYDDSPRAXIS
Vi uppdaterar denna dataskyddspraxis vid behov i takt med att vår verksamhet och våra tjänster utvecklas. Ändringarna kan också baseras på förändringar i dataskyddslagstiftningen eller god praxis. Vi uppmanar dig att regelbundet kontrollera den senaste versionen av vår dataskyddspraxis på vår webbplats.
Dataskyddspraxisen har uppdaterats den 23 juni 2022.