DATASKYDDSBESKRIVNING FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER RELATERADE TILL KUNDER
Denna dataskyddsbeskrivning beskriver behandlingen av dina personuppgifter om du är företags- eller privatkund hos Hedengren.
Hedengren skyddar personuppgifter för sina kunder och användare av sina tjänster, följer dataskyddslagen och annan relevant lagstiftning och god dataskyddspraxis i sin verksamhet.
Denna dataskyddsbeskrivning hjälper dig att förstå vilka personuppgifter Hedengren samlar in om dig och varför, samt hur vi behandlar personuppgifterna. Du får dessutom information om dina rättigheter som registrerad användare och hur du kan utöva dem.
Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig Hedengren-koncernen (”Hedengren”)
Kontaktuppgifter till den person som ansvarar för dataskyddsfrågor:
dataprotection@hedengren.com
Oy Hedengren Ab/Dataskydd, Drumsövägen 50, 00200 Helsingfors
Tfn 0207 638 000 (växel)
VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?
Med dina personuppgifter avses alla uppgifter som kan kopplas till dig eller som du kan identifieras med. Vi samlar in dina personuppgifter när du blir kund hos oss, använder våra tjänster, deltar i av oss arrangerade evenemang eller på annat sätt interagerar med oss genom att skicka en kontaktförfrågan eller prenumerera på vårt nyhetsbrev. För företagskunder kan vi också själva samla in uppgifter.
De personuppgifter vi behandlar får vi huvudsakligen från dig eller den organisation du företräder och genom att samla in information om vad du köper och vilka tjänster du använder. Vi hämtar också personuppgifter från externa källor, exempelvis offentliga register, tjänsteleverantörer och samarbetspartners.
Personuppgifter som du själv har lämnat eller som vi samlar in om ditt beteende
- namn och kontaktuppgifter för företaget, exempelvis e-postadress, telefonnummer och adress, privata kontaktuppgifter för privatkunder
- roll eller funktion
- grundläggande information om organisationen
- fakturerings- och leveransadressuppgifter
- information om produkter och tjänster som köpts och erbjudanden som gjorts
- fakturerings- och betalningsinformation för beställningar
- dina svar på undersökningar och enkäter
- kundrespons och andra kontakter
- uppgifter relaterade till registrering såsom användarnamn och lösenord
- logguppgifter relaterade till användningen av produktsystemet
- nätverksidentifierare, exempelvis din IP-adress och information som samlas in via cookies och andra liknande teknologier, om du har gett ditt samtycke.
- eventuell kostinformation för deltagare i kurser och evenemang
- information om prenumeration på nyhetsbrev
- marknadsföringstillstånd och -förbud
Information från andra källor
Vi hämtar uppgifter från privata informationstjänster och andra tjänsteleverantörer, såsom Faktanet Oy och Suomen Asiakastieto Oy. Vi kan också kontrollera personlig kreditinformation för din organisation, eller för konsumentkunder och enskilda näringsidkare, när en ny kundrelation inleds. Om du är en nyckelperson eller ägare till det företag du företräder kan vi dessutom komma att behandla andra bakgrundsuppgifter relaterade till dig.
FÖR VILKA ÄNDAMÅL BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Hantering av kundrelation och försäljning av produkter och tjänster
Vi behandlar dina uppgifter för att etablera, hantera och upprätthålla kundrelationen. Uppgifter behandlas också i samband med beställning, produktion, leverans och fakturering av produkter och tjänster. Dessutom behandlas uppgifter om nyckelpersoner i företaget för att identifiera verksamhetspartners. Behandlingen av uppgifterna grundar sig på ett avtal mellan din organisation eller dig och Hedengren.
Vi behöver också dina uppgifter för att kunna kontakta dig om beställningar eller köpta produkter, eller när du kontaktar oss, exempelvis för att få ytterligare information. Även i dessa situationer grundar sig behandlingen av dina personuppgifter på ett avtal mellan din organisation eller dig och Hedengren.
Marknadsföring och kommunikation
Vi behandlar personuppgifter för marknadsföringsändamål och för att bilda målgrupper för marknadsföring. Uppgifterna används för att marknadsföra produkter och tjänster samt för att skicka inbjudningar till evenemang och utbildningar. Denna information gör det möjligt för oss att anpassa och rikta erbjudanden som vi tror kan vara av intresse för dig.
Vi använder också dina personuppgifter för kundkommunikation. Vi kan skicka information och meddelanden till dig om våra produkter och tjänster.
Även externa medier används vid marknadsföring. Reklam köps in både utifrån målgrupper som definieras av tredje part samt utifrån målgrupper som definieras av Hedengren själv. Reklam kan också riktas baserat på din användning av Hedengrens webbplats med hjälp av cookies, förutsatt att du har gett ditt samtycke till detta.
Behandlingen av dina personuppgifter för marknadsförings- och kommunikationsändamål grundar sig på Hedengrens berättigade intresse. Om du inte vill ta emot marknadsföring kan du avregistrera dig genom att meddela markkinointi@hedengren.fi. Du kan avregistrera dig från nyhetsbrevet genom att klicka på avregistreringslänken i slutet av meddelandet.
Utveckling och rapportering av tjänster och verksamhet
Vi använder dina personuppgifter för berättigat intresse i utvecklingen av våra produkter och tjänster, försäljning och marknadsföring. Uppgifterna används också för analys och rapportering om verksamheten.
Dina personuppgifter behandlas exempelvis i samband med kundrespons, resultat av kundnöjdhetsundersökningar och behandling av reklamationer.
Efterlevnad av lagstadgade skyldigheter och förberedelse på rättsliga anspråk
Vi behandlar personuppgifter för att fullgöra lagenliga skyldigheter och för att fullfölja myndighetsbeslut. Dessa inkluderar till exempel lagstadgade bokföringsskyldigheter och skyldigheter relaterade till beskattning. Vi behandlar också personuppgifter för att förbereda oss för rättsliga anspråk, exempelvis anspråk gällande produktansvar och ansvar för fel.
Säkerhet och missbruk
Vi behandlar också dina personuppgifter för att säkerställa datasäkerheten för våra tjänster och kommunikationsnätverk. Vi behandlar de uppgifter som vi registrerar genom kameraövervakning för att säkerställa säkerheten i våra lokaler. Vid behov använder vi också personuppgifter för att förebygga och utreda olika typer av missbruk.
VEM BEHANDLAR DINA UPPGIFTER?
Tillgång till systemen och de personuppgifter som finns i dessa är begränsad till de medarbetare på Hedengren som genom sin arbetsbeskrivning har behov av och rätt att behandla personuppgifter. Alla personer som behandlar personuppgifter är enligt avtal bundna av datasekretess och konfidentiell behandling av personuppgifter.
Dina personuppgifter kan också överföras till tjänsteleverantörer så att de för vår räkning ska kunna behandla uppgifterna för ändamål enligt avtalet. Tjänsteleverantörer behandlar dina personuppgifter på det sätt som vi anger för att tillhandahålla tjänsterna och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. Avtal gällande behandling av personuppgifter och som fastställer villkor och ansvar för behandlingen av personuppgifter har ingåtts med externa aktörer som är involverade i Hedengrens verksamhet och tillhandahållande av tjänster.
Vi använder externa aktörer för bland annat följande ändamål: kundnöjdhetsundersökningar, elektronisk marknadsföring, organisering av evenemang, fakturering, hantering och indrivning av betalningar, leverans och underhåll av system samt olika tekniska underlag.
TILL VEM ÖVERLÅTS DINA UPPGIFTER?
Med utlämnande av personuppgifter avses situationer där dina personuppgifter görs tillgängliga för en annan personuppgiftsansvarigs självständiga användning. Vid utlämnande av personuppgifter följer vi tillämplig dataskyddslagstiftning och de kriterier som anges i denna.
I samband med leverans av de produkter du har beställt delar vi dina personuppgifter med transportföretag. Vid eventuella betalningsanmärkningar lämnar vi ut dina personuppgifter till de inkassobolag vi anlitar.
ÖVERFÖRS DINA UPPGIFTER UTANFÖR EUROPA?
Personuppgifter för kunder och potentiella kunder behandlas även i system, exempelvis kund- och avtalshanteringssystem, där personuppgifter under vissa omständigheter kan vara tillgängliga utanför EU/EES. För mer information om innehållet i de skyddsåtgärder som används för internationella överföringar, vänligen kontakta dataprotection@hedengren.com.
HUR LÄNGE LAGRAR VI DINA UPPGIFTER?
Vi strävar efter att hålla personuppgifterna aktuella genom att uppdatera dem regelbundet. Om dina uppgifter inkluderar köp- och betalningshändelser kommer vi att lagra uppgifterna i enlighet med bokföringslagstiftningen. Om behandlingen av personuppgifter baseras på Hedengrens berättigade intresse är lagringsperioden 3 år från den senaste kontakten, med undantag för kontaktinformation som erhållits från offentliga källor, vilken uppdateras och lagras tillsvidare. De uppgifter som ingår i avtalen lagras permanent.
VILKA RÄTTIGHETER HAR DU SOM REGISTRERAD?
Du har enligt dataskyddslagstiftningen rätt till de personuppgifter som behandlas av Hedengren. Rättigheternas omfattning och förverkligande beror på personuppgifternas behandlingsgrund i enlighet med lagstiftningen.
Du kan kontrollera vilken information Hedengren behandlar om dig och begära att dina uppgifter korrigeras eller uppdateras. Du har också rätt att invända mot behandlingen av dina uppgifter, exempelvis för marknadsföringsändamål.
I vissa situationer har du rätt att be oss att ta bort dina uppgifter. På din begäran raderar vi dina uppgifter om vi inte är skyldiga att behålla dem till exempel på grund bokförings- eller beskattningslagstiftning eller annan lagstiftning. I vissa situationer enligt dataskyddslagstiftningen har du också rätt att be oss att begränsa behandlingen av dina uppgifter. Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på samtycke eller ett avtal, har du rätt att begära att vi överför de uppgifter du har lämnat till oss, i ett allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till ett annat företag.
Om du har några frågor om behandlingen av dina uppgifter eller vill utöva dina rättigheter som registrerad, vänligen skicka din förfrågan med hjälp av de kontaktuppgifter som anges i början av detta dokument.
Om du misstänker att dina personuppgifter har behandlats på ett sätt som strider mot dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsombudet vid Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00531 Helsingfors eller på www.tietosuoja.fi.
ÄNDRINGAR AV DATASKYDDSPRAXIS
Vi uppdaterar denna dataskyddspraxis vid behov i takt med att vår verksamhet och våra tjänster utvecklas. Ändringarna kan också baseras på förändringar i dataskyddslagstiftningen eller god praxis. Vi uppmanar dig att regelbundet kontrollera den senaste versionen av vår dataskyddspraxis på vår webbplats. Denna dataskyddsbeskrivning har uppdaterats den 23 juni 2022.